E vineri, probabil esti la birou si te gandesti ca mai ai 4-5 ore pana iesi triumfator pe usa si incepe weekendul cand dai drumul la relaxare, odihna, distractie. Stai acum cu ceasca de cafea in fata pe birou si te uiti la lista lunga de task-uri nerezolvate de ieri, de alaltaieri, unele de saptamani intregi si te gandesti ce misto ar fi daca s-ar rezolva singure, de la sine, in timp ce tu astepti weekendul. Daca te regasesti in aceste randuri sa stii ca avem ceva in comun. Nu sunt un tip organizat, adica... eu as fi organizat, stiu sa prioritizez, sa alcatuiesc un «to do list », numai ca rezultatele nu arata asta, nu reusesc sa-mi termin toate task-urile progaramate in ziua respectiva.
O viata intreaga m-am luptat cu intarzierile si cu termenele limita nerespectate. Parca organismul meu e facut sa se revolte in fata oricarui termen impus de altii si cateodata chiar de mine. Stii si tu fenomenul: stai cu lista de lucruri de facut inaintea ta, gata sa incepi si totusi nu incepi.
Te gandesti ca ai rezolva mult mai bine lucrurile alea daca :
- te gandesti ca trebuie sa verifici sa nu fi aparut ceva mai urgent asa ca verifici mail-ul, daca este ceva de o extrema urgenta. Trebuie verificat ! Il verifici. Tot esti pe net, verifici si mail-ul personal. Nu vrei sa stai mult, un pic intri doar pentru 2 minute. Dar sunt o gramada de mail-uri funny, newsletter-uri, atentionari de pe diverse site-uri, de la prieteni. Te gandesti ca ce misto ar fi sa faci ordine, asa nu se poate, Stergi, raspunzi prietenilor, citesti, trimiti mai departe daca tie ti-a inseninat cineva ziua te gandesti ca ai putea si tu sa inseninezi ziua cuiva. Uite asa se pierd cateva, 1-2 ore.
- daca postezi un status inteligent pe Facebook. Ceva care sa arate tuturor cat de serios si muncitor esti tu. Statusul are efect. Are efect asa mare ca intri din 3 in 3 minute sa verifici cine a mai dat Like sau ti-a comentat. Dupa 3-4 ore, esti obosit si fara chef.
- Linkedin. Il stiti ? Site de socializare in care-ti creezi retele, de data asta, profesionale. Nu-i rau. Este chiar interesant, este bine sa ai cat mai multe cunostinte in domeniul profesional ( despre asta vom vorbi intr-un alt articol). Am o retea destul de maricica, am creat-o trimitand invitatii si dand accept. Nu dati ! Recunosc. Am facut-o in timpul programului sau cand ar fi trebuit sa ma ocup de un cu totul alt task. Am observat ca primesc accept-uri tot in timpul programului, deci nu sunt singurul. Va las pe voi sa calculati cat timp se pierde tinand cont ca nu dam asa orisicum accept ci verificam profilul respectiv.
Si asa mai departe. Astazi problema nu este ca avem mai mult de munca ci ca avem atentia atrasa in mult mai multe directii incat nu mai reusim sa ne concentram pe ce este important.
Despre time-management s-a scris mult, exagerat de mult Graficul Grant, mind mapping, s-au scris carti Get things done - David Allen este doar una dintre ele sunt sustinute cursuri multe cred ca problema se poate rezolva printr-un curs de time-management. Eu zic ca e un bullshit. Nu poti sa-ti administrezi timpul, timpul nu-ti apartine, nu poate fi oprit, zboara pentru toti cu aceasi viteza de 60 de secunde pe minut.
Solutia este Self-Managementul.
M-am luptat toata viata cu termenele limita si cu intarzierile. Am intarziat inca din clasa intai si am continuat sa o fac de atunci in cursul anilor cu o perseverenta demna de o cauza mai buna. Deadline-uri incalcate, proiecte neterminate, munca pe ultima suta de metri, le-am bifat pe toate ca un campion absolut. Am incercat multe trucuri. M-am recompensat cand terminam la timp si m-am pedepsit cand nu le terminam. Am bagat muzica in mine sa intru in starea potrivita pana cand mi-au bubuit urechile. Mi-am pus notite, post-ituri, coli albe pe pereti, pe tavan, m-am inconjurat de lucruri, obiecte, ancore, tehnici care sa imi aduca aminte sa ma tin de task-uri si sa nu pierd vremea.
Este o arta sa stii sa pierzi timpul aiurea, nu cred ca ar fi ceva rau, dimpotriva poate fi benefic si ii apreciez pe maestrii ei.
Problema apare cand iti propui sa faci anumite lucruri si nu le faci. Si stii ca le puteai face tu, ti le propusesei nu ti-au fost impuse, aveai resursele necesare si totusi nu le-ai facut. Te enervezi, fumezi mai mult, ii dai si cu cafea de incepi sa-ti simti pulsul cum o ia razna. Telefoanele suna in continuu, sunt oameni care depind de ceea ce vroiai sa faci si simti ca-i dezamagesti.
Iti mai spun ceva care te va enerva si ma tare, daca faci un lucru fara tragere de inima, il faci doar ca trebuie facut, il faci sub presiune ca trece deadline-ul. Nu vei reusi, nu vor iesi decat lucruri mediocre , fara valoare. Am pierdut contracte si clienti pentru ca nu m-am pregatit decat pe ultima suta de metri asta intr-un caz fericit alteori nu m-am pregatit deloc. Nici porcul nu se ingrasa in ajun.
Si pierderile astea de timp au rostul lor, ne ajuta pentru ca astfel putem fi mai relaxati, nu mai percepem munca ca pe o corvoada si in timp poate deveni placuta. E bine sa piedem timpul dar sa fim constienti de faptul ca-l pierdem si sa stim cand sa o facem si cand nu asta este cel mai important.
Acum cateva luni am descoperit ceva care mi-a schimbat total perceptia despre proiecte si deadline-uri. E cel mai simplu lucru din lume, cel mai banal si totusi greu de aplicat, e cea mai puternica arma pe care o ai atunci cand iti incepi ziua.
Uite aici :
Când am întâlnit prima oară tehnica Pomodoro mi s-a părut o glumă. Tehnica roșiei? Ei bine, roșia aceasta este una dintre cele mai bune tehnici existente în lume pentru a deveni mai eficient.
Împarte-ți timpul în pomodoros
Pomodoro pornește de la împărțirea timpul în mai multe intervale ( = pomodoros), în care te focalizezi pe o singură sarcină. În loc să lucrezi la raport, să arunci un ochi pe mail, să dai rapid câteva telefoane la clienți și eventual să vezi pe messenger ce mai face partenerul de viață, te concentrezi să faci un singur lucru într-un interval de timp definit.
Prin experiențe succesive s-a stabilit că lungimea optimă a unui pomodoro este de 25 de minute. În aceste 25 de minute realizezi un singur lucru: termini raportul, sau scrii un articol, sau dai telefoane la clienți. Nu faci nimic altceva în paralel. Și nu lași nimic să te distragă de la ceea ce faci.
Cum funcționează?
În primul rând, dimineața stabilește-ți prioritățile: pietrele mari și cele mici. Apoi definește cu ce vei începe: alege să începi ziua cu sarcina cea mai importantă pentru tine. Pune-o prima în lista zilei. Alege a doua sarcină, a treia ș.a.m.d.
1. Folosește un timer
Când ești gata să începi prima sarcină, pornește un cronometru, şi setează-l să îți semnalizeze când s-au terminat cele 25 de minute. Nu folosi un ceas obișnuit! Trebuie ca în intervalul unui pomodoro să nu te uiți în continuu cât timp mai ai, ci să te concentrezi doar pe a termina ce ai de făcut.
Poți folosi un ceas de bucătărie obișnuit, cum este acesta (îl rotești la 25 de minute, iar apoi îl ignori până când timpul s-a scurs) sau un software care să te anunțe, vezi aici un exemplu.
2. Concentrează-te pe ceea ce ai de făcut
Odată pornit un pomodoro, stai concentrat pe ceea ce ai de făcut. Nu începe nici un alt task în paralel. Te vei confrunta de acum cu două tipuri de întreruperi posibile:
- întreruperi interioare: deodată îți amintești că luna viitoare este ziua unui coleg și simți nevoia urgentă să suni să verifici exact când va fi. Poti afla si mai tarziu. Stiu ca este urgent dar revino la ce făceai!
Lasă-ți la îndemână o foaie de hârtie și un creion. De acum, notează aici tot ce îți apare în minte și trebuie să faci ulterior. Le vei face când vei avea timp liber.
- întreruperi exterioare: Sună telefonul, prietenii îți scriu pe messenger sau skype, te caută cineva etc. Spre exemplu, în timp ce scriam m-a sunat un prieten. Nu am răspuns, îl voi suna mai târziu.
Aici abordările sunt diferite: Dacă ești în timpul programului de lucru încearcă să nu răspunzi și să îi suni înapoi mai târziu. Închide mess-ul și skype. Celor care îți bat la ușă cere-le să aștepte 20 de minute (le poți spune cinstit că ești implicat în ceva ce nu poți întrerupe pentru 20 de minute). Nu vei reuși mereu, uneori va trebui să întrerupi ce făceai și să răspunzi la telefon, poate este directorul comercial
Dacă ești în timpul liber, abordarea este mult mai simplă: închide messenger, skype, scoate cablul de internet, închide telefonul (sau pune-l pe silențios) și spune-le celor din apropiere că lucrezi și nu vrei să fii deranjat pentru o perioadă. După ce încerci de câteva ori vei vedea că toate urgențele vor dispărea în mod miraculos.
Cu riscul de a mă repeta, este esențial ca în timpul fiecărui interval de lucru să îți dezvolți obiceiul de a te focusa doar pe ceea ce ai de făcut și să elimini distracțiile.
3. Fă pauză, iar apoi reia
Când s-a terminat un pomodoro, fă o pauză de 5 minute. Obligatoriu! Poți să te întinzi, să bei apă, să mănânci un fruct, să vorbești la telefon, să citești ceva, citeste-ti mail-ul etc. Dar oprește-te din ceea ce făceai. In pauza fa tot ce vrei, fa acele lucruri care doreai sa le faci in pomodoro.
Cel mai important este să te deconectezi de la ceea ce făceai, să permiți creierului să se elibereze de la aspectele pe care era concentrat. După pauză, ia-o de la capăt cu următorul pomodoro și următoarea sarcină, sau continuarea celei începute. În special la început, dacă ți se pare prea lung intervalul de 25 de minute, scurtează-l la 10-15 pentru a ți se potrivi mai bine propriei personalități, până vei reuși să stai concentrat timp de 25 de minute.
4. Încheie un ciclu
Grupează-ți sarcinile în cicluri de 4 pomodoro (cu pauzele de rigoare), iar când l-ai terminat pe al patrulea, ia o pauză de 20-30 de minute. După două ore de activitate trebuie să te relaxezi, pentru a putea începe un nou ciclu focusat din nou.
Vei constata că pe măsură ce practici devii tot mai concentrat pe ceea ce faci și îți îmbunătățești rezultatele. O să poți să realizezi mult mai multe în perioade mai mici decât o făceai până acum, fiind însă focusat doar pe ce vrei să obții. Încearcă tehnica și lasă-mi un scurt mesaj: cum a funcționat la tine? Ce a mers și ce nu? Ce rezultate ai obținut?
Cand am aplicat prima oara tehnica asta m-am hotarat sa fac un experiment. Sa dau drumul la ceas si sa cronometrez intr-o zi doar timpul efectiv lucrat pe taskurile pe care le am de facut. Oricand faceam altceva, vorbeam la telefon, verificam mailul…etc, puneam pauza la ceas.
Ce am aflat ? Am aflat ca munceam efectiv in 8 ore de « munca » doar 63 de minute. Restul era umplutura, activitati neproductive. In ziua urmatoare am ajuns sa muncesc cam doua ore in care am terminat tot ce-mi propusesem.
Acum lucrez cam sase ore timp in care termin tot ce imi propun si chiar am inceput sa maresc lista cu lucruri de facut.
Nu sunt un robot. Nu imi iese in fiecare zi, mai am zile in care trag chiuliul sau ma mai fura peisajul. Dar pentru mine rezultatul este fantastic.
Nu este nevoie sa ma credeti pe cuvant puteti incerca. Lasati-mi un comentariu cu parerea si rezultatele voastre. Pana data viitoare.....
